Политика в отношении обработки персональных данных ЗАО «Поликом»

1. Назначение политики

1.1. Настоящий документ определяет политику ЗАО «Поликом» (далее — Оператор) в отношении обработки персональных данных (далее — Политика).

1.2. Настоящая политика в отношении обработки персональных данных составлена в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года и действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в ЗАО «Поликом», которые могут быть получены как от физического или юридического лица (контрагента), состоящего в договорных отношениях с Оператором, так и от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством (далее — Работника).

1.3. Целью настоящей Политики является защита интересов Оператора, его партнеров, работников и посетителей сайтов, а также соблюдение требований Законодательства Российской Федерации о персональных данных.

1.4. Политика распространяется на персональные данные полученные как до, так и после утверждения настоящей Политики.

1.5. Политика обязательна для ознакомления лиц, передающих Оператору персональные данные.

1.6. Текущая редакция Политики размещается на Веб-сайте Оператора в режиме общего доступа и вступает в силу с момента её размещения.

2. Общие положения

2.1. Область применения Политики. Действие настоящей Политики распространяется на все виды деятельности Оператора, при которых осуществляется обработка персональных данных субъектов персональных данных всех категорий, а также на все структурные подразделения, принимающие участие в вышеуказанных видах деятельности.

2.1.2. Основные положения документа могут быть распространены также на другие организации и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих взаимодействие с Оператором в качестве поставщиков и потребителей (пользователей) информации.

2.2. Правовой основой настоящей Политики являются: Конституция Р. Ф., Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года, Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», иные федеральные законы и нормативно-правовые акты.

2.3. Термины, определения и сокращения

2.3.1. В настоящей Политике определены следующие термины, определения и сокращения: — персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных); - оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; - обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.4. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в ЗАО «Поликом» вопросы обработки персональных данных работников ЗАО «Поликом» и других субъектов персональных данных.

3. Принципы обработки персонральлных данных

3.1. Обработка персональных данных в ЗАО «Поликом» осуществляется в соответствии с принципами, установленными Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных»: обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе; обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных; не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой; обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки; содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям обработки; при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки; хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.2. Безопасность персональных данных в ЗАО «Поликом» обеспечивается выполнением согласованных мероприятий, направленных на предотвращение (нейтрализацию) и устранение угроз безопасности персональных данных, минимизацию возможного ущерба, а также мероприятий по восстановлению данных и работы информационных систем персональных данных в случае реализации угроз.

4. Цели сбора и обработки персональных данных

4.1. Оператор собирает и хранит персональные данные работников, посетителей интернет-сайта, а также персональные данные контрагентов, необходимые для исполнения соглашения или договора, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

4.2. Оператор может использовать данные в следующих целях:

4.2.1. Идентификация стороны в рамках заключенных договоров;

4.2.2. Связь с субъектом в случае необходимости, в том числе направление уведомлений, информации и запросов, связанных с заключенными договорами, а также обработка заявлений, запросов и заявок;

4.2.3. Продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с субъектом персональных данных;

4.2.4. Проведение статистических и иных исследований, на основе обезличенных данных;

4.2.5. Оператор собирает, обрабатывает и хранит персональные данные Работников, необходимые для исполнения условий трудового договора и осуществления прав и обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.

4.2.6. Исполнение требований действующего законодательства Российской Федерации, нормативных актов Оператора.

5. Условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных в ЗАО «Поликом» допускается в следующих случаях:

5.1.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

5.1.2. Обработка персональных данных осуществляется без согласия Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если: — обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем; - обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; - обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве; - обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно.

5.2. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным или муниципальным органом соответствующего акта. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6. Права субъекта персональных данных

6.1. Субъект персональных данных имеет право: — принимать решение о предоставлении его персональных данных Оператору персональных данных; - отзывать согласие на обработку своих персональных данных; - внести, дополнить или изменить обрабатываемые персональные данные; - требовать исключения своих персональных данных из общедоступных источников персональных данных; - на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей: подтверждение факта обработки персональных данных Оператором; правовые основания и цели обработки персональных данных; цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных; наименование и местонахождение Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных»; обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных»; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных»; информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; иные сведения, предусмотренные Федеральным законом Российской Федерации «О персональных данных» или другими федеральными законами Российской Федерации.

6.2. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами Российской Федерации.

7. Обязанности оператора

7.1. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Оператор обязуется:

предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить отказ;
по требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
вести Журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором должны фиксироваться запросы субъектов персональных данных на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам;
уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных;
в случае достижения цели обработки персональных данных незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;
в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Университетом и субъектом персональных данных;
уведомить субъекта персональных данных об уничтожении его персональных данных;
в случае поступления требования субъекта о прекращении обработки персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке немедленно прекратить обработку персональных данных.

8. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке

8.1. При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

8.2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
изданием локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;
применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
учетом машинных носителей персональных данных;
обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер;
восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

9. Изменение политики

9.1. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику.

9.2. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

10. Порядок уничтожения персональных данных

10.1. Под уничтожением персональных данных работников Оператора, а также третьих лиц, чьи персональные данные обрабатываются в информационной системе персональных данных, понимается действия, в результате которых невозможно достоверно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

10.2. Уничтожение персональных данных должно соответствовать следующим требованиям:

10.2.1. быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления.

10.2.2. оформляться юридически в виде акта об удалении персональных данных.

10.2.3. должно проводиться комиссией по уничтожению персональных данных.

10.2.4. уничтожение должно касаться только тех персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с достижением целей обработки указанных персональных данных, либо утраты необходимости в их достижении. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по достижению этих целей или в случае утраты необходимости в их достижении, но не более 30 дней с момента прекращения их обработки.

10.2.5. Носители персональных данных субъектов персональных данных уничтожаются по достижению целей их обработки или в случае утраты необходимости в их достижении в составе Комиссии с использованием следующих средств:

уничтожение персональных данных, хранящихся в информационных системах персональных данных, осуществляется путем удаления соответствующих значений в базе данных средствами операционной системы компьютера, исключающего возможность восстановления этих данных;
уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем измельчения на мелкие части (шредер), исключающие возможность последующего восстановления информации.

10.2.6. Ответственный за выполнение требований настоящей Политики в отношении обработки персональных данных назначается приказом директора.

11. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации

11.1. Правила работы с персональными данными и их материальными носителями без использования средств автоматизации определены в соответствии с «Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденным постановлением Правительства Р. Ф. от 15.09.2008 № 687. Обработка персональных данных, полученных от работника либо иного лица, считается осуществленной без использования средств автоматизации, если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека. Документ, содержащий персональные данные — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией, содержащей персональные данные работников в виде текста, фотографии и (или) их сочетания.

11.2. Обработка персональных данных ведется в отношении личных персональных данных (персональные данные, подвергающиеся обработке), которые должны обособляться от иной информации путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксации на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Работники, осуществляющие обработку персональных данных, информируются непосредственным начальником (руководителем) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Типовые формы документов должны быть составлены таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных. Хранение документов, содержащих персональные данные, осуществляется в шкафах, запираемых на ключ. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, осуществляется способом, не позволяющим в дальнейшем ознакомиться с персональными данными. При работе с документами, содержащими персональные данные, сотрудник обязан исключить возможность ознакомления, просмотра этих документов лицами, не допущенными к работе с ними (в том числе другими работниками своего структурного подразделения). При выносе документов, содержащих персональные данные, за пределы территории Оператора по служебной необходимости сотрудник должен принять все возможные меры, исключающие утрату (утерю, хищение) таких документов. При утрате (утере, хищении) документов, содержащих персональные данные, работник обязан немедленно доложить о таком факте своему непосредственному начальнику (руководителю). Непосредственный начальник (руководитель) должен сообщить директору о факте утраты (утере, хищении) документов, содержащих персональные данные. По каждому такому факту назначается служебное расследование.

11.3. При работе с персональными данными субъектов персональных данных, а также с их носителями необходимо: — ограничить число работников, допущенных к работе с конкретными персональными данными; - работа с носителями персональных данных должна производиться в специальных выделенных помещениях, должен быть определен список этих помещений. Сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных, запрещается: 1. Сообщать сведения, являющиеся персональными данными, лицам, не имеющим права доступа к этим сведениям. 2. Делать неучтенные копии документов, содержащих персональные данные. 3. Оставлять документы, содержащие персональные данные, на рабочих столах без присмотра. 4. Покидать помещение, не поместив документы с персональными данными в закрываемые шкафы. 5. Выносить документы, содержащие персональные данные, из помещений без служебной необходимости.

11.4. Контроль за выполнением положений настоящей Политики возлагается на Ответственного за соблюдение конфиденциальности персональных данных при их хранении. За нарушение правил обработки персональных данных, их неправомерное разглашение или распространение, виновные лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством. В случае если в результате действий работника был причинен подлежащий возмещению работодателем ущерб третьим лицам, работник несет перед работодателем материальную ответственность в соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ. В случае разглашения персональных данных, ставших известными работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника, трудовой договор с работником может быть расторгнут работодателем (подпункт «в» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ).